Как это было и как есть сейчас
Человек на протяжении своей жизни неотрывно связан с документами. Рождаясь, он получает свидетельство о рождении, ну, а дальше по нарастающей: СНИЛC, ИНН, паспорт, заявления, справки, отказы, согласия… Экономическая же деятельность любого субъекта тем более не может существовать без документации.
Со времён, когда был создан первый печатный станок, а все главные и основные документы было принято хранить только в специальных хранилищах для документов или в центральных храмах, прошло почти больше пятнадцати веков.
И даже времена, когда документы печатались только на бумаге в нескольких экземплярах и отправлялись только обычной почтой, тоже давно позади.
Электронный документооборот вошел в нашу жизнь и уверенно развивается, подстраиваясь под потребности современного рынка.
Мы часто сталкиваемся с тем, что не все приходящие к нам клиенты знают о том, что существуют сервисы ЭДО, которые позволяют, например, отправлять документы напрямую из 1С без выгрузки и загрузки их в сторонние блоки, программы и модули.
Но даже те, кто знает о существования классического сервиса 1С-ЭДО, не знают, что у компании 1С есть еще один сервис для электронного документооборота, доступный для использования даже тем, у кого нет программы 1С.
Итак, сегодня мы Вам расскажем про сервис 1С:Доки
Что удобного в сервисе?- Использовать сервис можно через веб-версию в браузере, даже тем, у кого нет программных продуктов для ведения учета.
- Использовать сервис может не только организация, но и физическое лицо.
- Все документы хранятся в облаке, не утяжеляя базу и исключая вероятность пользователю всё потерять.
- Есть возможность дать право согласования документов даже тем сотрудникам, у которых нет ЭЦП.
- В 1С вход в сервис находится сразу на панели и запускается в одно нажатие.
- Кнопка «подписать и отправить» расположена прямо в самом документе.
- В сервисе производится оплата Исходящих документов, Входящие документы не оплачиваются.
- По окончанию срока тарифа неизрасходованное количество документов переносится на следующий оплаченный период.
- В сервисе есть ПРОМО-тариф – 3 месяца бесплатной работы при первом подключении к сервису.
Кому подойдет?
Подходит как для физических лиц и субъектов малого бизнеса, так и для крупных контрагентов, с возможностью интегрировать Доки в неограниченное количество учётных систем: сильно кастомизированные 1С и другие системы в принципе.
А если несколько программ?
Сервис позволяет синхронно работать в нескольких программных продуктах 1С одновременно (например, документы согласованные в 1С:Документооборот загружаются в 1С:Бухгалтерию).
У меня уже есть 1С-ЭДО
Переход из сервиса 1С-ЭДО возможен вместе с перенесением идентификатора ЭДО и со всеми связями контрагента (заново отправлять приглашения не нужно), также переносятся все документы с 2024 года.
Какие документы можно отправлять?
В сервисе возможна отправка как формализованных (документы XML, созданные по утвержденным и рекомендованным форматам), так и неформализованных (произвольных) документов, например, таких как договоры.
А если директор не в офисе?
Сформированные в 1С документы можно отправить из веб-кабинета Доки. Это будет полезно тем компаниям, где формирует документы сотрудник в базе 1С, а подписывает их руководитель, который вообще не работает в 1С или редко бывает в офисе.
Веб-кабинет синхронизирован с интерфейсом 1С, однако может работать абсолютно самостоятельно: если у вас нет 1С, можно полноценно работать с ЭДО непосредственно в веб-кабинете. Документы можно не только загружать с компьютера, а еще в веб-кабинете есть удобный редактор создания документов, где можно сформировать документ по выбранному формату.
Отправка пакетов
В сервисе Доки есть пакетная отправка документов. Если по одной сделке требуется отправлять контрагенту не один документ, а несколько, можно добавить дополнительный документ, и они будут отправлены вместе — в виде пакета.
Контрагент требует внести в документы дополнительные данные (например, штрих код товара, наименование склада)?
В сервисе Доки можно легко вносить такие данные по запросу контрагента в специальные поля в XML-документе. Более того, это можно сделать как однократно, так и настроить для конкретного контрагента поля так, чтобы дополнительная информация вносилась автоматически в документ на постоянной основе.
Я работаю с Озон и ВБ
В сервисе Доки реализованы шаблоны заполнения дополнительных полей для обмена по ЭДО с маркетплейсами Ozon и Wildberries, благодаря чему можно легко сформировать в 1С документ, отвечающий их требованиям.
У нас много пользователей ЭДО
В сервисе можно добавлять неограниченное количество пользователей и настраивать для них роли и уровни доступа — ко всей документации организации, к документам только своего, дочерних или иных подразделений компании – созданные настройки будут применяться как для веб-кабинета, так и для 1С.
Можно настраивать маршруты согласования документов, можно создавать подразделения — как отдельные структурные единицы с уникальным КПП, так и просто отделы или департаменты.
Под рукой нет компьютера
В мобильной версии сервиса Доки можно согласовать документы, отправленные по маршруту согласования, что очень удобно для руководителей, когда им необходимо согласовать документы, а они находятся вне офиса.
Что по поводу МЧД?
В Доки поддерживается применение МЧД при подписании документов. МЧД легко добавляется через веб-кабинет и сразу попадает в 1С.
Про Честный Знак
Доки поддерживает отправку и прием документов, содержащих информацию о товарах, подлежащих маркировке и прослеживаемости. Более того, В Доки отсутствует отдельная оплата за передачу сведений о маркированном товаре в Честный Знак.
Сколько осталось?
В самом сервисе Доки можно просматривать информацию о сроке действия тарифа и остатке документов в нем.
У меня Фреш
Сервис можно подключить в том числе, если вы работаете в 1С:Фреш.
Итак, мы коротко рассказали вам о возможностях сервиса 1С:Доки. Но не зря же говорят, что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Поэтому в сервисе, помимо бесплатного ПРОМО-тарифа, предусмотрена возможность опытным путем познакомиться с функционалом 1С:Доки на тренажерах сервиса.
Люди придумывали это все не для того, чтобы вы теперь этим не воспользовались!