Какие бывают электронные подписи?

Подпись руководителя юридического лица и индивидуальных предпринимателей

Электронные подписи бывают разные, например, подпись на руководителя юридического лица и индивидуальных предпринимателей. Руководители и предприниматели получают только усиленные квалифицированные электронные подписи (КЭП), которые регулируются государством. ЭЦП имеют юридическую силу, аналогичную рукописному подписанию, и могут быть использованы для заверения электронных документов.

Для того, чтобы приобрести электронную подпись на руководителя впервые, необходимо обратиться в Удостоверяющий центр ФНС России, где руководитель получит на руки специальный токен с неизвлекаемой подписью. Чтобы узнать подробности о правилах, можно посетить официальный сайт ФНС. Токен, который является ключевым носителем для записи ЭЦП, может быть представлен в виде флешки или смарт-карты и должен быть сертифицирован ФСТЭК или ФСБ России. Важно помнить, что не все модели носителей подходят для получения подписи в налоговой.

Если срок действия ЭЦП подошел к концу, можно обратиться в Удостоверяющий центр ФНС России или оформить запрос на перевыпуск сертификата ЭП через личный кабинет. Для этого необходимо активизировать действующую КЭП и записать перевыпущенную КЭП на рутокен, где уже хранится текущая ЭЦП. В личном кабинете юридического лица доступен раздел "Заявления. Запросы", а в личном кабинете индивидуального предпринимателя - раздел "Услуги. Сервисы".

Подпись сотрудника компании

Для того чтобы осуществлять подпись документов от имени руководителя или предпринимателя, необходимо назначить определенного сотрудника или доверенное лицо. Этим лицом может быть кто-то из кадрового отдела, бухгалтер, ответственный сотрудник или специалист компании, которая предоставляет подобные услуги. Важно отметить, что электронная подпись, выданная на руководителя или индивидуального предпринимателя, не подлежит перезаписи или копированию на ПК или другой носитель.

Для уполномоченного работника доступны различные виды электронных подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Выбор типа подписи определяется требованиями, предъявляемыми к уполномоченному.

Разновидности:

- Простая ЭЦП (ПЭП) создается прямо в системе, где она используется, не предназначена для подписания документов, доступа к государственным порталам или участия в торгах. Простая подпись используется лишь для авторизации на различных ресурсах и работы в личном кабинете.

- Неквалифицированная ЭЦП (НЭП) представляет собой ограниченные возможности усиленной защиты. Уполномоченный сотрудник может использовать её для заверения внутренних электронных документов и работы с кадровыми документами. Для подписания накладных поставщиков и взаимодействия с контрагентами компания заключает дополнительное соглашение. Это базовый уровень защиты, который представляет собой комбинацию логина и пароля или функцию одноразовых паролей.

В учредительных документах компании и должностных инструкциях должны быть установлены правила работы с подписью. Они определяют, в каких ситуациях электронная подпись имеет юридическую силу, и какие сотрудники могут ее использовать для определенных целей.

Однако использование неквалифицированной электронной подписи для отправки отчетности в контролирующие органы и взаимодействия с государственными органами запрещено. В таких случаях требуется использование квалифицированной электронной подписи.

- Квалифицированная электронная подпись (КЭП) дает возможность уполномоченному сотруднику работать не только с внутренними и внешними документами организации, но и заверять любые электронные документы.

Благодаря КЭП можно участвовать в торгах, отправлять отчеты и работать с государственными порталами. С использованием квалифицированной электронной подписи уполномоченный сотрудник может оформить документы или заключить сделку. Личность владельца КЭП подтверждается, что обеспечивает высокий уровень защиты. Также можно получать государственные услуги.

Сотруднику, назначенному руководителем или предпринимателем в качестве уполномоченного лица, может понадобиться личная квалификационная электронная подпись (КЭП). Это может быть ответственный работник из штата или специалист, нанятый в сторонней организации, например, бухгалтер. Если для подтверждения полномочий требуется машиночитаемая доверенность, то для использования КЭП в личных целях не требуется предоставлять дополнительные документы.

Где может использоваться подпись сотрудника:

Для доступа к информационной системе требуется авторизация, которая обязательна в различных ситуациях. Внутренний ЭДО может быть использован только с дополнительным соглашением с работодателем. Кадровый ЭДО также требует дополнительного соглашения с работодателем для доступа. ЕГАИС не требует авторизации, в отличие от электронных торгов. ЭДО с контрагентами доступен без дополнительных соглашений, за исключением некоторых случаев. Для работы с государственными ведомствами требуется специальная авторизация через «Госключ» или «Госуслуги».

Для передачи отчетности в органы контроля необходимо провести процедуру получения Неквалифицированной электронной подписи (НЭП) через «Государственную информационно-вычислительную сеть» (Госсеть) или портал «Госуслуг». В определенных случаях НЭП может быть использована для взаимодействия с государственными контролирующими органами.

Как получить электронную подпись для сотрудника?

Если компания или индивидуальный предприниматель получают свои ЭЦП в ФНС, то физическое лицо должно обратиться в один из удостоверяющих центров, аккредитованных Министерством цифрового развития. В данном случае работник организации, как частное лицо, может получить свою ЭЦП только в аккредитованном УЦ.

Учтите, что сам сотрудник, будущий владелец, должен получить электронную подпись (ЭП), нельзя оформить ЭП по доверенности за другого человека.

Квалифицированные и неквалифицированные электронные подписи могут быть выданы аккредитованными удостоверяющими центрами, в зависимости от потребностей компании и обязанностей уполномоченного сотрудника.

Если уполномоченный сотрудник или доверенное лицо обязаны отправлять документы в ФНС, Социальный фонд России или участвовать в торгах, им потребуется квалифицированная электронная подпись. Для использования этой подписи необходимы усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) и машиночитаемая доверенность (МЧД).

Используя электронную цифровую подпись (ЭЦП), специалист, занимающийся кадровыми или внутренними вопросами, может легко взаимодействовать с документами. Подписывать приказы, инструкции, заявления или справки, обмениваться документами с партнёрами - все это доступно при использовании ЭЦП. Также возможно выпустить ЭП для сотрудника компании в соответствии с лицензией 1С: Отчетность.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ в формате XML, который дает право уполномоченному сотруднику действовать от имени руководителя или индивидуального предпринимателя. Система автоматически распознает данные, указанные в доверенности, благодаря ее специальному формату.

В 2024 году появится возможность использовать два вида машиночитаемых доверенностей для передачи информации о полномочиях доверителя. Один из форматов — МЧД 002 — был одобрен ФНС и предназначен для обмена электронными документами с налоговыми органами в рамках B2B ЭДО. Другой формат — МЧД 003 или EMCHD_1 — был утвержден 28 марта 2023 года и подходит как для B2B, так и для B2G ЭДО. За счет использования машиночитаемых доверенностей возможно предоставление отчетности в налоговые органы через посредника.

Для того чтобы приступить к работе с МЧД, необходимо в первую очередь обеспечить сотрудников — потенциальных подписантов документов организации — получением квалифицированной электронной подписи (КЭП) физических лиц в аккредитованном удостоверяющем центре. Затем провести процедуру оформления на физическое лицо МЧД, подписанной квалифицированной электронной подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя.

https://www.nalog.gov.ru/rn59/related_activities/ucfns/

https://www.nalog.gov.ru/rn59/related_activities/ucfns/dlucfns/