Использование обмена электронными документами

Программа позволяет выполнять обмен электронными документами с контрагентами: обмениваться каталогами товаров, заказами, накладными, актами, счетами-фактурами, счетами на оплату, произвольными электронными документами. Для электронных документов реализована возможность опционального (необязательного) использования электронной подписи (ЭП), что придает обмену между контрагентами юридическую значимость и позволяет отказаться от бумажных документов.

При прямом обмене между контрагентами по открытым каналам связи существует дополнительная возможность шифровать передаваемые данные.

В программе автоматизирован обмен электронными документами по однократным сделкам через выгрузки и загрузки данных через электронный документ без предварительных настроек. Такой обмен предназначен для упрощения ввода данных на принимающей стороне:

на стороне отправителя выгрузка данных по документу информационной базы на диск компьютера или отправка такого документа по эл.почте контрагенту в виде электронного документа выполняется по команде Выгрузить данные в файл группы команд ЭД;
на стороне получателя по команде Загрузить данные ЭДО из файла реализована возможность после выбора файла просмотреть его содержимое и выбрать действие: заполнить данными существующий документ информационной базы или создать на их основе новый.

Работа же с электронными документами по повторяющимся сделкам предполагает три этапа:

Настройка обмена.
Формирование и отправка.
Получение и обработка.

Настройкой обмена занимается либо администратор системы, либо ответственный сотрудник, у которого назначена роль Настройка параметров электронных документов.

Этапы по непосредственной работе с электронными документами (формирование, подписание, отправка, получение) могут выполнять пользователи системы, у которых назначена роль Выполнение обмена электронными документами. Для просмотра текущего состояния обмена, а также содержимого электронных документов предназначена отдельная роль Чтение электронных документов. Для корректного отображения информации о состоянии электронных документов в списках документов назначается роль Базовые права по электронным документам.

НАСТРОЙКА ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Перед началом использования указанного функционала необходимо установить флажок Использовать обмен электронными документами (интерфейс "Заведующий учетом", меню "Настройка учета - Настройка программы", закладка "Электронные документы"). После установки флажка:

в разделе Администрирование

в панели действий в группе Сервис будут доступна команды

Настройка криптографии
Подключиться к сервису 1С-Такском
Подключиться к сервису 1С-ЭДО
Настроить прямой обмен с контрагентами
Отправить и получить электронные документы
Документы на подпись
Текущие дела ЭДО

в панели навигации в группе "См. также" будут доступны команды

Профили настроек ЭДО
Настройки ЭДО
Произвольные электронные документы

в разделе Закупки

в панели действий в группе Сервис будут доступны команды

Документы на подпись
Отправить и получить электронные документы
Текущие дела по ЭДО
Загрузить данные ЭДО из файла

в панели навигации в группе "См. также" будут доступны команды

Архив ЭДО

в разделах Склад, Продажи

в панели действий в группе Сервис будут доступны команды

Документы на подпись
Отправить и получить электронные документы
Текущие дела по ЭДО

в панели навигации в группе "См. также" будут доступны команды

Архив ЭДО

В формах документов участвующих в электронном документообороте будет доступна группа команд ЭД и команды панели навигации Электронные документы и Актуальный электронный документ:

Настройка ЭП шифрования

Если предполагается, что при обмене электронными документами будет использоваться ЭП и/или шифрование, то необходимо установить флаг Использовать электронные подписи(интерфейс "Заведующий учетом", меню "Настройка учета - Настройка программы", закладка "Электронные документы"), а также выполнить общую настройку криптографии и настроить сертификаты подписей в форме Настройка криптографии для обмена электронными документами (команда Настройка криптографии).

Общие настройки

Для указания общих настроек провайдера (поставщика) криптографического сервиса нужно воспользоваться закладкой формы Общие настройки.

В открывшейся закладке нужно заполнить следующие поля:

Провайдер ЭЦП — строка, идентифицирующая криптографический сервис, например: "Crypto-Pro GOST R 34.10-2001 Cryptographic Service Provider" – идентификатор криптографического провайдера от компании КриптоПро.
Тип провайдера ЭЦП — число, указывающее тип провайдера электронной подписи. Например, для КриптоПро – 75.
Алгоритм подписи — указывается алгоритм подписи. Выбирается из списка выбора, предоставляемого провайдером электронной подписи, обычно это алгоритм GOST R 34.10-2001.
Алгоритм хеширования — указывается алгоритм хеширования. Выбирается из списка выбора, предоставляемого провайдером ЭЦП,
Алгоритм шифрования — указывается алгоритм шифрования. Выбирается из списка выбора, предоставляемого провайдером электронной подписи, обычно это алгоритм GOST 28147-89.
Выполнять криптографические операции: "на клиенте" или "на сервере" — место выполнения криптографических операций формирования и проверки электронных подписей, шифрования данных и расшифровки при работе с электронными документами. На компьютере, где предполагается выполнять криптографические операции должен быть установлен криптопровайдер, сертификаты подписей, а также доступны закрытые части ключей подписей.
Выполнять авторизацию: "на клиенте" или "на сервере" — место выполнения авторизации при обмене электронными документами через оператора ЭДО. На компьютере, где предполагается выполнять данную операцию должен быть установлен криптопровайдер, сертификаты подписей, а также доступны закрытые части ключей подписей.

Наиболее распространенные криптопровайдеры, сертифицированные ФСБ России, имеют следующие параметры:

КриптоПро CSP: "Crypto-Pro GOST R 34.10-2001 Cryptographic Service Provider" (тип 75);
ViPNet CSP: "Infotecs Cryptographic Service Provider" (тип 2).

Для указания дополнительных настроек криптографии в программе можно воспользоваться командой Все действия – Расширенная настройка криптографии.

Настройка сертификатов подписей

Для того чтобы в дальнейшем в программе использовать шифрование и ЭП необходимо импортировать сертификаты подписей, используя команды в группе Добавить сертификат – Из хранилища сертификатов или Из файла.

После того как сертификат добавлен в программу, в форме сертификата нужно задать виды документов, для подписи которых будет использоваться данный сертификат.

В процессе обмена электронными документами может возникнуть ситуация, когда функции разделены между пользователями: одни сотрудники организации готовят электронные документы, а другие - только подписывают их электронной подписью.

В форме сертификата подписи можно указать ограничение, кому из пользователей этот сертификат будет доступен для подписи. Если флаг Ограничить доступ к сертификату не установлен, то данный сертификат в программе будет доступен всем пользователям, зашедшим с компьютера, на котором установлен сертификат подписи.

Если установлен флаг Запомнить пароль к сертификату, то при наличии доступа к закрытой части ключа подписи (обычно закрытая часть ключа храниться на внешних носителях) сформировать электронную подпись с помощью этого сертификата сможет любой пользователь программы. Такая ситуация может возникнуть, когда с необходимо настроить автоматическое формирование электронной подписи программой на извещениях о получении документов без запроса пользователя.

На закладке Состав исполнителей для сертификата задается список пользователей, которые могут отправлять электронные документы на подпись ответственному лицу - пользователю, который имеет право подписывать документы этим сертификатом (настройка Ограничить доступ к сертификату). Если флаг Проверять состав исполнителей не установлен, то на подпись ответственному лицу по данному сертификату может отправить любой пользователь программы.

В форме сертификата по команде Тест настроек сертификата можно проверить корректность настроек криптографии для данного сертификата на текущем компьютере.

В процессе обмена электронными документами программа генерирует служебные файлы (файлы с документами, файлы с ЭП, файлы с транспортной информацией и т.д.), которые перед отправкой собираются в пакет электронных документов (архивный файл). Для работы с такими файлами используется основной рабочий каталог программы.

При выполнении криптографических операций выполняется проверка срока действия сертификата. Если до окончания срока действия сертификата остается меньше 31 дня, то выдается окно с напоминанием о необходимости замены сертификата.

Если установить флаг Больше не напоминать, то для данного сертификата напоминание больше не появится.

Создание профиля настроек ЭДО

Все настройки параметров обмена электронными документами для организации выполняются в справочнике Профили настроек ЭДО. Обмен электронными документами может осуществляться через оператора электронного документооборота (далее оператора ЭДО) или напрямую между контрагентами.

Профиль настроек ЭДО можно создать, используя помощник трех видов:

помощник подключения к сервису оператора 1С-ЭДО;
помощник подключения к сервису оператора 1С-Такском;
помощник настройки прямого обмена с контрагентами.

Воспользовавшись помощником создания нового профиля, можно последовательно задать и протестировать программу защиты информации, импортировать и настроить сертификат ЭП, получить уникальный ИД участника обмена.

Результатом работы помощника будет открытая форма - новый профиль настроек ЭДО для организации.

На странице Виды электронных документов можно указать, какие документы и по какой версии формата будут участвовать в обмене. Поддерживается обмен следующими документами:

Значение ТОРГ-12 соответствует товарам по документу Реализация товаров и услуг в исходящих и документу Поступление товаров и услуг во входящих электронных документах.
Значение Акт соответствует услугам по документу Реализация товаров и услуг в исходящих и документу Поступление товаров и услуг во входящих электронных документах.
Значение Акт на передачу прав соответствует лицензионным программным продуктам по документу Реализация товаров и услуг в исходящих и документу Поступление товаров и услуг во входящих электронных документах.
Для обмена каталогом товаров достаточно зарегистрировать соглашение об использовании электронных документов, формирование выполняется из формы соглашения.

В таблице видов документов необходимо указать версию формата (если программа поддерживает несколько версий для конкретного вида документа) и флажками отметить те действия, которые будут осуществляться над документами:

Вид документа, используемый в ЭДО – документы участвующие в электронном обмене;
Формат – версия формата, по которому будет формироваться электронный документ;
Подписывать – подписывать документы электронной подписью.(доступно только при прямом обмене электронными документами)

ВАЖНО!
При обмене подписывать электронные документы можно только сертификатами, указанными на закладке Сертификаты организации в форме Профиля настроек ЭДО. Для авторизации на сервере оператора ЭДО может использоваться любой зарегистрированный на сервере сертификат из этого списка.

Помощник подключения к сервису оператора ЭДО

Обмен через оператора ЭДО возможен только при применении электронных подписей и выполненных настройках криптографии (см. Настройка шифрования и ЭП).

Согласно законодательству обмен электронными счетами-фактурами между контрагентами предусматривает обязательное участие третьей стороны – Оператора ЭДО.

В настоящее время в программе поддержан обмен через оператора ЭДО – компанию "Такском" и "Калуга Астрал".

На форме помощника необходимо указать:

организацию;
программу защиты информации, необходимую для работы обмена электронными документами. Рекомендуем использовать одну из двух программ: VipNet CSP или CryptoPro CSP;
сертификат ключа электронной подписи организации, который будет использоваться в обмене электронными документами через оператора ЭДО;
идентификатор организации, который был получен у оператора ЭДО в процессе регистрации участника электронного документооборота.

Помощник настройки прямого обмена с контрагентами

На форме помощника необходимо указать:

организацию;
идентификатор организации. По умолчанию идентификатор обмена автоматически генерируются программой на основании ИНН, КПП организации. Для обмена электронными документами идентификатор организации должен быть обязательно указан в программе;
способ обмена и настроить параметры передачи данных, которые действуют на все виды электронных документов, между участниками:

Через каталог – в этом случае, задается общий каталог для исходящих электронных документов, отправляемых контрагенту, и каталог для входящих электронных документов, получаемых организацией.
Через электронную почту – в этом случае, задается адрес электронной почты контрагента, на который будут отправляться электронные документы, и указывается учетная запись электронной почты организации, с которого будет осуществляться отправка электронных документов, и на который будут поступать входящие документы. Настоятельно рекомендуется использовать отдельную, специально выделенную для обмена, учетную запись электронной почты.
Через FTP – в этом случае, задаются параметры FTP-сервера для авторизации на нем, а также каталог для исходящих электронных документов, отправляемых контрагенту, и каталог для входящих электронных документов, получаемых организацией.

флаг Подписывать электронные документы, если предполагается использовать в обмене электронные подписи;
программу защиты информации, необходимую для использования электронных подписей в работе прямого обмена электронными документами. Рекомендуем использовать одну из двух программ: VipNet CSP или CryptoPro CSP;
сертификат ключа электронной подписи организации, который будет использоваться в прямом обмене электронными документами.

ВАЖНО!
Если при обмене через оператора ЭДО все входящие пакеты электронных документов распаковываются без ошибок, то программа автоматически сдвигает метку времени, относительно которой будет производится запрос следующей порции новых данных на сервере оператора ЭДО. В программе существует возможность управлять этой меткой времени для соглашения через оператора ЭДО вручную. Такая возможность будет полезна для получения повторно всех документов в чистую информационную базу или, наоборот, ограничения получаемых данных в случае, когда старые электронные документы надо отсечь от получения с определенного момента времени.

Для того чтобы проверить корректность выполненных настроек профиля ЭДО, необходимо воспользоваться командой Тест профиля настроек.

Создание настройки ЭДО с контрагентом

Для использования обмена электронными документами между контрагентами необходимо ввести для каждого контрагента свою настройку ЭДО, где указать индивидуальные параметры взаимодействия сторон.

Присоединить контрагента к обмену электронными документами можно, используя настройки ЭДО двух видов:

стандартного режима настроек ЭДО (в настроек ЭДО используется один профиль настроек ЭДО);
расширенного режима настроек ЭДО (в настройке ЭДО используется несколько профилей настроек ЭДО).

Создание настройки ЭДО для обмена через оператора ЭДО

В настройке необходимо задать следующие параметры обмена:

контрагента, который подключается к обмену;
договор контрагента, в случае использования нескольких идентификаторов для одного контрагента;
профиль настроек ЭДО(способ обмена: Через оператора ЭДО);
заполнится автоматически данными из профиля настроек ЭДО: организация, идентификатор организации, табличная часть Виды электронных документов.

Для подключения к обмену нового участника-контрагента необходимо отправить ему приглашение к обмену через сервис оператора ЭДО по команде Отправить приглашение.

Для того чтобы получить новые приглашения от других контрагентов, а также актуализировать статусы участников обмена, необходимо воспользоваться командой Отправить и получить электронные документы. Программа загрузит новые приглашения в статусе Требуется согласие, которые необходимо обработать (принять их или отклонить).

Чтобы одобрить входящее приглашение к обмену электронными документами, надо выбрать соответствующую команду формы – Принять приглашение.

Чтобы отказаться от входящего приглашения к обмену электронными документами, надо выбрать команду формы Все действия – Отклонить приглашение.

В дальнейшем отказаться от обмена с конкретным контрагентом можно в любой момент времени, установив состояние соглашения в Действие прекращено.

Обмен с контрагентом через оператора ЭДО возможен только в том случае, если участник одобрил приглашение к обмену, тогда сервис оператора ЭДО вернет его Идентификатор и программа установит статус Присоединен.
Настройки ЭДО, действуют только в том случае, если настройка находится в статусе Присоединен.

ВАЖНО!
Обмен электронными документами с "не-1С" системой возможен через оператора ЭДО, если учетная система контрагента поддерживает единые с 1С-конфигурациями форматы электронных документов.

ВАЖНО!
При отправке электронного документа на основании документа информационной базы, в случае если в нем есть реквизит договор контрагента, то поиск настройки ЭДО выполняется с использованием указанного договора контрагента. В случае, если настройка ЭДО с таким договором контрагента не найдена, поиск выполняется с использованием пустого значения договора контрагента.

Создание настройки ЭДО для прямого обмена

В настройке необходимо задать следующие параметры обмена:

контрагента, который подключается к обмену;
задать идентификатор для контрагента. По умолчанию идентификатор участников обмена автоматически генерируются программой на основании ИНН, КПП контрагента. Для обмена электронными документами идентификатор контрагента должен быть обязательно указан в программе.
договор контрагента, в случае использования нескольких идентификаторов для одного контрагента;
профиль настроек ЭДО (способ обмена: Через электронную почту, Через каталог, Через FTP), заполнится автоматически данными из профиля настроек ЭДО: организация, идентификатор организации, табличная часть Виды электронных документов.

На закладке Настройки указать параметры передачи данных между участниками:

Через каталог – в этом случае, задается каталог для исходящих электронных документов, отправляемых контрагенту, и каталог для входящих электронных документов, получаемых организацией.
Через электронную почту – в этом случае, задается адрес электронной почты контрагента, на который будут отправляться электронные документы, и указывается учетная запись электронной почты организации, с которого будет осуществляться отправка электронных документов, и на который будут поступать входящие документы. Настоятельно рекомендуется использовать отдельную, специально выделенную для обмена, учетную запись электронной почты.
Через FTP – в этом случае, задаются параметры FTP-сервера для авторизации на нем, а также каталог для исходящих электронных документов, отправляемых контрагенту, и каталог для входящих электронных документов, получаемых организацией.

При использовании в процессе обмена шифрования электронных документов, необходимо произвести настройку шифрования (смотри раздел "Настройка шифрования и ЭП"), в качестве сертификата шифрования нужно указать файл сертификата контрагента (открытый ключ, полученный от контрагента по открытым каналам связи), а в качестве сертификата расшифровки необходимо выбрать сертификат, созданный на предыдущем этапе настройки из списка Сертификаты электронной подписи (сертификат, который был передан контрагенту в качестве сертификата шифрования по открытым каналам связи). Сертификаты шифрования и расшифровки действуют на все виды электронных документов, участвующих в обмене.

В таблице Форматы исходящих документов можно изменить формат пакета электронных документов, добавив в него дополнительные файлы визуального представления. Доступны следующие форматы: документ XML (обязательный для использования), документ PDF, документ HTML, документ Word 2007, лист Excel, табличный документ 1С, электронная таблица ODF. Такая возможность позволяет визуально контролировать пересылаемые данные. Для использования такой возможности необходимо установить соответствующие флаги. Так же можно выбрать версию пакета электронных документов (предыдущие версии могут быть использованы для обратной совместимости с более ранними версиями программ участников обмена).

В таблице Сертификаты подписей можно сформировать перечень эталонных сертификатов подписей, полученных от контрагента. Если такой перечень ведется и установлен флаг Проверять сертификаты подписей контрагента для входящих документов, то в процессе работы с электронными документами программа будет сверять сертификат, которым подписан электронный документ от контрагента с сертификатом из перечня эталонных. Если в процессе проверки, окажется что, сертификат ЭП, которым подписан документ, отсутствует в списке, то строка ЭП с таким сертификатом в форме просмотра электронного документа будет выделена пиктограммой "Внимание!".

Настройки, выполненные в соглашении, действуют только в том случае, если соглашение находится в статусе Присоединен.
Для того чтобы проверить корректность выполненных настроек, необходимо воспользоваться командой Тест настроек.

В случае, если необходимо быстро изменить настройки ЭДО, использующие один и тот же профиль настроек ЭДО (например, добавить или убрать из обмена вид электронного документа), достаточно внести изменение в профиль настроек ЭДО, изменения применятся во всех настройках ЭДО.

Создание настройки ЭДО расширенного режима

Данный режим позволяет использовать профили настроек ЭДО разных способов обмена ЭД. Включить режим можно, используя команду форму Все действия - Включить расширенный режим настроек ЭДО.

Например, ТОРГ-12 отправлять по профилю настроек со способом обмена Через каталог, а ЭСФ (электронные счета-фактуры) по профилю настроек со способом обмена Через оператора ЭДО.

ФОРМИРОВАНИЕ И ОТПРАВКА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Для формирования и отправки электронных документов в формах и списках документов расположена группа команд ЭД. С помощью этих команд можно выполнить следующие действия.

Формирование и отправка электронного документа по однократной сделке

Команда Выгрузить данные в файл предназначена автоматизации однократных сделок и формирует электронный документ без каких-либо предварительных настроек. На основании данных по документу учетной системы программа выгрузит электронный документ на диск компьютера или подготовит к отправке по эл.почте контрагенту.

Формирование и отправка электронного документа по повторяющимся сделкам

Команда Сформировать, подписать и отправить создаст электронный документ, предложит подписать его с помощью ЭП (если есть право подписи у текущего пользователя и сертификат подписи установлен на компьютер) и отправит получателю. Если у пользователя нет прав подписи или на компьютере не установлен сертификат, заданный в качестве подписывающего для этого вида электронного документа по текущей организации, то программа перенаправит электронный документ на подпись ответственному лицу, имеющего право подписывать электронный документ. Данная команда всегда выполняется для последней версии электронного документам и двигает его вперед по этапам. Т.е. если до выполнения команды электронный документ был сформирован, то утвердит его и передаст на подпись, если утвержден, то подпишет и поставит в очередь на отправку и т.д. Повторного действия для одной и той же версии электронного документа команда не выполняет.

ВАЖНО!
При обмене через оператора ЭДО подписывать электронные документы можно только сертификатами, зарегистрированными у оператора ЭДО и указанными на закладке Сертификаты организации в форме Профиля настроек ЭДО. Для авторизации на сервере оператора ЭДО может использоваться любой зарегистрированный сертификат из этого списка.

ВАЖНО!
Момент передачи подготовленных к отправке электронных документов зависит от значения опции, задаваемой в общих настройках обмена - Отложенная отправка электронных документов. Если эта настройка включена, то передача исходящих данных осуществляется, либо по команде Отправить и получить электронные документы панели действий, либо с помощью регламентного задания Отправка оформленных электронных документов. Если же настройка выключена, то передача исходящих данных запускается автоматически после постановки в очередь на отправку, при этом пользовательский интерфейс может оставаться недоступным на время сеанса передачи данных.

Команда Сформировать новый электронный документ в форме документа формирует новую версию электронного документа. Этот вариант позволяет не только принудительно переформировать электронный документ (чего нельзя сделать командой Сформировать, подписать и отправить), но и визуально оценить сформированный электронный документ в открывшейся форме электронного документа, выполнить команды по переходу на следующий этап (утвердить или подписать, в зависимости от настроек программы и соглашения).

Если подписанный электронный документ, оформленный ранее, требуется перенаправить получателю повторно, например, когда произошла потеря данных, то в форме документа можно воспользоваться командой Отправить повторно (команда работает только для прямого обмена между контрагентами). В этом случае, система отправит ранее созданный электронный документ со всеми установленными ЭП к моменту повторной отправки.

Ответственное лицо организации может подписывать электронные документы как из формы просмотра самого электронного документа, так из отдельной формы, которая вызывается по команде Документы на подпись в панели действий.

Если пользователь имеет возможность подписывать электронные документы двумя и более сертификатами, то в форме будет содержаться список всех сертификатов ЭП, которые установлены на компьютере и доступны для подписания текущему пользователю, а также количество подписываемых электронных документов по каждому сертификату. В форме можно подписать все электронные документы по сертификату (по команде Подписать все по сертификату). При этом указывать пароль к закрытой части ключа ЭП нужно будет только один раз (аналог операции: подписать каждый документ в пачке своей подписью одним нажатием).

По команде Перейти к списку документов можно открыть список электронных документов и просмотреть каждый документ в виде печатной формы документа ИБ.

Если пользователю доступен только один сертификат подписи, форма сразу будет открыта на странице со списком электронных документов. Далее отметив нужные документы можно подписать их (по команде Подписать и отправить отмеченные).

В процессе отправки оформленный электронный документ упаковывается вместе с установленными ЭП в пакет электронных документов (для прямого обмена может дополнительно еще и шифроваться – все зависит от настроек соглашения с контрагентом), и готовый пакет становится в очередь на отправку. Момент начала передача исходящих данных зависит от значения опции, задаваемой в общих настройках обмена - Отложенная отправка электронных документов (см. выше).

Текущее состояние электронного документа актуальной версии по документу прикладного решения отображается в форме самого документа (строка Состояние ЭД) и в форме списка документов (колонка Состояние ЭД) и изменяется автоматически.

Для порядка обмена электронными документами с участием 3-х сторон, например, обмен электронными счетами-фактурами, в список рабочих документов выводится сразу две колонки, отображающие сводное состояние ЭД, как с нашей стороны, так и со стороны других участников (другого контрагента и оператора ЭДО). Пользователь видит, надо ему что-то делать со своей стороны, либо просто ожидать.

Подробную информацию, какие действия необходимо выполнить пользователю со своей стороны, а также требуемые действия со стороны других участников можно увидеть в форме Электронные документы, открываемую по команде панели навигации формы документа или по гиперссылке Состояние ЭД.

После формирования все электронные документы попадают в архив электронных документов на страницу Исходящие. В списке архива можно установить отбор по ответственному, виду и статусу электронного документа, открыть для просмотра форму электронного документа. Архив может открываться по команде Архив ЭДО панели действий.

В форме просмотра электронного документа содержится печатная форма учетного документа, которая позволяет визуально оценить содержимое сформированного электронного документа. В форме также содержатся установленные для электронного документа электронные подписи и их статусы, пройденные и планируемые статусы электронного документа (зависит от настроек соглашения для данного вида электронных документов). В форме электронного документа с помощью гиперссылки Отражен в учете можно открыть документ информационной базы. В зависимости от пройденных этапов в форме можно выполнить команды по переходу на следующий этап

Для тех электронных документов, формат которых предусматривает наличие полей, содержащих дополнительные данные в информационном поле (форматы ЭД от ФНС), обычно это служебные данные, с помощью команды Отключить вывод информационного поля в форме просмотра содержимого электронного документа можно не показывать эти служебные данные.

С помощью команды Все действия - Сохранить электронный документ на диск в форме электронного документа можно сохранить текущую версию электронного документа вместе с файлами ЭП в каталог на диск. После выполнения команды будет сохранен файл электронного документа, включающий в себя все форматы, указанные в соглашении, а также отдельно сохранены файлы установленных ЭП.

С помощью команды Все действия - Печать электронного документа можно напечатать содержимое электронного документа на бумаге, а также вывести список ЭП, которыми был подписан документ – это может понадобиться для передачи электронного документа во внешние инстанции.

С помощью команды Все действия – Перейти к журналу событий ЭД можно просмотреть все события, которые происходили с текущим электронным документом в программе, увидеть автора изменений, а также дату и время.

Обмен Произвольными электронными документами

Программа позволяет обмениваться Произвольными электронными документами – аналогами электронных писем. Произвольный электронный документ – это любой файл, хранящийся на компьютере. Чтобы отправить произвольный документ, надо в форме списка Произвольные электронные документы (в панели навигации, см. рис.) создать новый Исходящий документ, выбрать Организацию и Контрагента (для которых в программе существует действующее соглашение об обмене ЭД) и добавить Вложение (файл любого типа). Также в произвольном электронном документе можно заполнить сопроводительную записку и указать тип документа (позволяет более точно идентифицировать документ в списке). Вложение подписывается одной или несколькими ЭП (предварительно импортированными в 1С) и отправляется в адрес Контрагента. Пока документ не отправлен получателю, можно в явном виде указать требуется или нет ответная ЭП получателя на вложении, для этого надо установить или снять флаг Требуется ответная подпись получателя в форме документа. Документ можно использовать для обмена неформализованными документами (например, договоров или актов сверки взаиморасчетов и пр.).

Произвольный документ может быть введен на основании другого произвольного документ. Это может быть полезно для увязки логически связанных произвольных документов. Установленные связи можно просмотреть в Структуре подчиненности через команду в списке документов или в форме документа.

Произвольный документ может быть отклонен, на стороне отправителя – пока документ не отправлен, на стороне получателя – пока документ не подписан ЭП получателя. Если документ отклонен на стороне отправителя, например, подписантом, то лицо, ответственное за заполнение документа, может отменить отклонение, внести необходимые исправления и повторно вернуть документ на подпись. Если документ отклонен на стороне получателя, то в ответ на отклоненный документ формируется Уведомление об уточнении (с указанием причины отклонения) и передается отправителю произвольного документа. При получении Уведомления об уточнении у отклоненного произвольного документа устанавливается статус Отклонен получателем.

Хранение версий для произвольного электронного документа не предусмотрено.

Формирование файла выгрузки ЭД для передачи в ФНС

Для того, чтобы сформировать файл выгрузки ЭД для ФНС, надо открыть Архив ЭДО, в меню Все действия (на вкладках Исходящие или Входящие) выбрать Выгрузить электронные документы для ФНС:

В результате откроется форма подбора ЭД и выгрузки в файл:

В результате выполнения команды Выгрузить в файл будет сформирован файл, который можно загрузить в подсистему "1С-Отчетность" для последующей передачи данных в ФНС.

ПОЛУЧЕНИЕ И ОБРАБОТКА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Получение и обработка электронного документа по однократной сделке

Для автоматизации ввода на принимающей стороне при однократных сделках в программе предусмотрена возможность загрузки данных в документ учетной системы прямо из файла электронного документа без каких-либо предварительных настроек. При выборе команды Загрузить (перезаполнить) документ из файла и указании файла программа откроет форму с содержимым электронного документа и предоставит выбор пользователю: создать новый документ учетной системы или перезаполнить существующий. После выполнения команды форма заполненного документа учетной системы будет открыта на просмотр, в которой можно будет отказаться от сохранения данных.

Получение и обработка электронного документа по повторяющимся сделкам

При работе по повторяющимся сделкам контрагентов (в программе существуют действующие Соглашения об использовании электронных документов по прямому обмену между контрагентами или обмену через оператора ЭДО) получение входящих данных осуществляется либо по команде Отправить и получить электронные документы панели действий, либо с помощью регламентного задания Получение оформленных электронных документов.

После получения входящих данных будет автоматически сформировано извещение о доставке пакета данных. Сформированное извещение будет автоматически выслана на адрес отправителя (если не требует подписания ЭП, в случае прямого обмена между контрагентами, или, если обмен происходит через оператора ЭДО, для сертификата ЭП был сохранен пароль).

Если применяется прямой обмен между контрагентами и в соглашении задано использование шифрования электронных документов, то получаемые данные загружаются в зашифрованном виде. Такие пакетов электронных документов после загрузки будут находиться в списке Архив электронных документов на закладке Нераспакованные пакеты, т.к. расшифровка требуется интерактивных действий пользователя, а именно - доступ к закрытой части ключа сертификата шифрования. Зашифрованные пакеты загружаются в список в статусе К распаковке. Для некорректных пакетов, которые вызывают ошибку в процессе распаковки, можно установить статус Отменен (без обработки) и выяснить причину ошибки, сохранив файл пакета электронных документов на диск по команде Сохранить пакет на диск из формы документа Пакет электронных документов (групповое сохранение файлов пакетов доступно для пользователя с Полными правами через команду Все действия – Сохранить пакеты ЭД на диск на закладке Все пакеты).

Для автоматической распаковки зашифрованных данных сразу при получении для сертификата расшифровки необходимо запомнить пароль доступа в Сертификате ЭП. Также рекомендуется для целей шифрования использовать отдельный сертификат ЭП, отличный от подписания электронных документов.

Для установки статусов пакетов в списке можно воспользоваться командой Установить статус. В списке можно установить отбор по статусам пакетов и контрагенту. По команде Распаковать выделенные пакеты выбранные в списке пакеты будут распакованы, а электронные документы из пакетов будут размещены в архиве входящих документов на странице Входящие.

Аннулирование электронных документов

Электронные документы, обмен по которым завершен могут быть аннулированы по взаимному согласию сторон. Аннулировать электронный документ можно из формы просмотра электронного документа: в меню Все действия команда Аннулировать электронный документ. В результате выполнения команды появится окно для ввода причины, далее сформируется служебный электронный документ Предложение об аннулировании, и после подписания ЭП будет отправлен другому участнику обмена.

Если получатель Предложения об аннулировании согласен с ним, то он подписывает своей ЭП полученное предложение и после этого электронный документооборот по сделке считается аннулированным.

Если получатель – не согласен, то он может отклонить Предложение об аннулировании, указав причину отклонения. В результате инициатору аннулирования вернется отказ в аннулировании и после этого электронному документообороту по сделке будет назначен первоначальное состояние (до момента инициации процесса аннулирования).

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Текущие дела ЭДО

В программе есть специальное рабочее место для работы с электронными документами, для которых на данный момент не завершен электронный документооборот. Слева расположено группы возможных действий, которые выполняются с электронными документами, справа - список электронных документов, для которых требуется совершить то или иное действие. Также для списка электронных документов в форме расположены быстрые отборы.

На форме расположены команды:

Отправить и получить, при выполнении которой происходит отправка всех подготовленных электронных документов, а также получение новых;
Направить на рассмотрение, при выполнении которой происходит направление электронного документа на рассмотрение другому сотруднику компании, с возможностью добавить комментарий;

В меню Все действия размещена:

команда Закрыть принудительно, при выполнении которой выбранные элементы из списка приобретают состояние Закрыт принудительно. Например, такое действие позволяет пользователю отказаться от обмена (если он его еще не инициировал, т.е. "Состояние ЭД" = "Не сформирован", либо если обмен "подвис" - не может быть завершен по каким-либо причинам и в дальнейшем не планируется или не представляется возможным его "нормальное" завершение) в случае передачи первичных документов на бумажном документе;
команда Электронные документы, при выполнении которой выполняется переход к списку электронных документов, связанных с выбранным элементом из списка.

Назначение групп в перечне доступных действий:

группа Сформировать: содержит перечень документов информационной базы, для которых необходимо сформировать электронные документы. Для выделенных в списке элементов доступны команды Сформировать, подписать и отправить и Сформировать новый электронный документ.
группа Обработать: содержит электронные документы, для которых требуются действия с нашей стороны, например, утвердить или подписать. Для выделенных в списке элементов доступна команда Утвердить, подписать и отправить.
группа Утвердить: содержит электронные документы, которые необходимо утвердить. Для выделенных в списке элементов доступна команда Утвердить.
группа Подписать: содержит электронные документы, которые необходимо подписать. Для выделенных в списке элементов доступна команда Подписать и отправить.
группа Исправить: содержит отправленные электронные документы, требующие исправления, или исходящие, которые по какой-либо причине не удалось отправить, а так же электронные документы, требующие корректировки, которые отклонил получатель.
группа Отправить: содержит пакеты электронных документов подготовленных к отправке. Для выделенных в списке элементов доступны команды Отправить и Отменить.
группа Распаковать: содержит нераспакованные пакеты электронных документов. Для выделенных в списке элементов доступны команды Распаковать и Отменить.
группа На контроле: содержит отправленные электронные документы, для которых ожидаются действия со стороны других участников обмена, например, получателя или оператора ЭДО.
группа Разобрать: содержит пакеты электронных документов, которые были получены, но были нераспознаны программой по неизвестной причине. Для выделенных в списке элементов доступна команда Отменить.
группа Приглашения: содержит исходящие и входящие приглашения к обмену ЭД.
группа Требуется пригласить: содержит черновики приглашений, которые необходимо отправить участнику обмена ЭД. Для выделенных в списке элементов доступны командыОтправить приглашения.
группа Ждем согласия: содержит исходящие приглашения, для которых ожидаются действия со стороны получателя.
группа Требуется согласие: содержит входящие приглашения к обмену ЭД. Для выделенных в списке элементов доступны команды Принять и Отклонить.

В нижней части формы расположены команды:

Архив ЭДО, для быстрого доступа к архиву электронных документов;
Настройки ЭДО, для быстрого доступа к справочнику Настроек ЭДО;
Общее состояние ЭДО, для открытия диаграммы, отображающей общее состояние электронного документооборота по компании за выбранный период;
контактная информация службы поддержки.

Комментарии к электронным документам

На форме просмотра электронного документа можно добавить комментарий. Для этого надо перейти на закладку Комментарии в подвале формы, где можно просмотреть всю историю переписки, а также оставить свой текст комментария и нажать на кнопку добавления комментария.

Направление на рассмотрение электронных документов

Электронный документ может быть направлен на рассмотрение другому сотруднику компании, при этом можно добавить комментарий с пояснением причины передачи. Для этого надо выполнить команду Направить на рассмотрение в форме просмотра электронного документа или в Текущих делах по ЭДО.

Печать электронных документов

В форме просмотра формализованного электронного документа существует возможность распечатать сам документ и его карточку.

В форме Произвольного электронного документа существует возможность распечатать только карточку электронного документа.

Быстрый просмотр списка электронных документов

В форме просмотра электронного документа, в обработке Архив
электронных документов, Текущие дела по ЭДО предусмотрена
возможность перехода к списку электронных документов, связанных с текущим
документом.

Вернуться к списку