ЭПД с 1 сентября 2026: чек-лист готовности к цифровой перевозке

До 1 сентября 2026 года осталось меньше полугода. С этой даты бумажные перевозочные документы уходят в прошлое. Мы подготовили гид по переходу на электронные перевозочные документы (ЭПД). Давайте разберем все ключевые аспекты: от базовых определений до сложных ситуаций и налоговых последствий.

Что такое ЭПД и кому обязательно нужно перейти?

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это юридически значимые электронные документы, которые полностью заменяют бумагу при перевозках грузов. С 1 сентября 2026 года оформление бумажных транспортных накладных станет незаконным для подавляющего большинства участников рынка.

Кому обязательно перейти?
Всем участникам перевозок вне зависимости от сферы деятельности. Обязательный электронный формат распространяется на:

• Транспортные накладные (ЭТрН);
• Заказызаявки на перевозку;
• Экспедиторские документы (экспедиторские расписки, поручения);
• Путевые листы;
• Железнодорожные и авиационные грузовые накладные.

Кому не обязательно переходить и когда не нужно оформлять ЭТрН?

Исключения будут, но они минимальны. Перечень случаев, когда допускается бумага, отдельно определит Минтранс. Ожидается, что это коснется лишь узких специфических ситуаций (например, перевозки для государственных нужд или в отдаленных регионах с отсутствием связи). В остальном оформление ЭТрН обязательно для любой договорной перевозки груза.

Как подготовиться к переходу на ЭПД

Пошаговый план до 01.09.2026

• Получите КЭП. Оформите квалифицированную электронную подпись на руководителя (ИП). Для сотрудников (логистов, бухгалтеров) потребуется КЭП + машиночитаемая доверенность (МЧД).
• Выберите оператора. Подключитесь к аккредитованному оператору ИС ЭПД из реестра Минтранса. Оператор обеспечит передачу документов между участниками и в ГИС ЭПД.
• Настройте 1С. Интегрируйте вашу учетную систему (1С: Бухгалтерия, 1С: Управление автотранспортом, 1С: ERP) с оператором.
• Обучите персонал. Назначьте администратора, распределите роли, подключите водителей к мобильным приложениям.
• Уведомите контрагентов. Проверьте готовность ваших партнеров (грузоотправителей, перевозчиков, получателей) к электронному обмену.

Структура обмена и схема работы ЭТрН

Документооборот структурно выглядит так: Учетная система (1С) → Оператор ИС ЭПД → ГИС ЭПД → Оператор → Контрагент

Схема оформления ЭТрН (нормативный сценарий) :

Грузоотправитель		Перевозчик		Грузополучатель		Перевозчик
Т1 Оформление		Т2 Погрузка		Т3 Приемка		Т4 Разгрузка
Создает ЭТрН, подписывает и отправляет		При погрузке подтверждает прием груза (или фиксирует замечания)		При разгрузке подтверждает получение груза (акт о расхождениях при необходимости).		Подтверждает выдачу груза и завершение перевозки
		Т7 Переадресовка				Т5 Отражение стоимости
		Т8 Замена водителя/ТС				Т6 Подтверждение стоимости

Одна ЭТрН оформляется на одну перевозку груза от одного отправителя одному получателю. Если в рейсе несколько грузополучателей, оформляется несколько ЭТрН.

Порядок обмена документами

Обмен происходит в строгой хронологии, установленной форматом. Система валидации ГИС ЭПД следит за очередностью титулов: грузополучатель не сможет подписать приемку, пока перевозчик не подписал погрузку.

Новые требования ФНС и схема оформления

ФНС разъяснила, что переход на ЭПД упрощает доступ контролирующих органов к данным, но при этом снижает количество запросов к бизнесу, так как информация уже есть в системе. Схема оформления ЭТрН строго регламентирована и включает обязательные титулы 14, которые фиксируют факт хозяйственной жизни.

Сложные и нестандартные ситуации

Для нештатных ситуаций предусмотрены дополнительные титулы:

• Переадресовка груза: Используются титулы 7 (отметка перевозчика) и 9 (указание отправителя/получателя о смене адреса).
• Замена водителя или ТС в пути: Оформляется титул 8.
• Корректировка стоимости: Используются финансовые титулы 5 и 6.

Возвратная тара и организационные вопросы

Информация о возвратной таре (поддоны, кеги, многооборотная упаковка) должна быть корректно отражена в титуле 1 (грузоотправитель) и подтверждена в титуле 3 (грузополучатель). Система позволяет фиксировать количество возвратной тары, что критично для учета и избежания претензий.

Что меняется при налоговой проверке?

С внедрением ЭПД налоговые органы получают прямой доступ к данным в ГИС ЭПД. Это снижает количество встречных проверок, так как инспектор видит цепочку сделки онлайн. Однако любое расхождение между данными отправителя, перевозчика и получателя будет автоматически выявлено и может стать предметом камеральной проверки.

Система валидации: защита от ошибок

ГИС ЭПД автоматически проверяет:

• Соответствие формата файлов;
• Очередность подписания титулов;
• Действительность подписей (КЭП/УНЭП).

Это исключает возможность проведения перевозки с ошибками в документах на раннем этапе.

Как ЭТрН влияет на учет выручки?

По данным ФНС, использование ЭПД ускоряет получение оплаты за перевозку в среднем на 20 дней. Выручка признается быстрее, так как исчезает задержка, связанная с пересылкой бумажного оригинала контрагенту.

Что важно учесть и запланировать (План внедрения/h4>

• Техническое оснащение: Обеспечьте водителей смартфонами/планшетами с мобильным приложением оператора для предъявления QR-кода.
• Договорная база: Приведите договоры с контрагентами в соответствие (условия об ЭДО).
• Интеграция: Выберите способ работы с ЭПД в 1С (API, веб-интерфейс, или прямая интеграция через 1С: TMS).
• Пилот: Запустите тестовую перевозку с одним контрагентом до сентября, чтобы выявить узкие места.

Типовые расхождения и их последствия

Расхождение	Возможные вопросы / Риски
Несовпадение веса/количества в титулах 1 и 3	Отказ в приемке, претензии, споры с контрагентом
Отсутствие титула 2 (подтверждения погрузки)	Невозможность начать перевозку, простой транспорта.
Ошибки в КЭП или отсутствие МЧД	Документ не имеет юридической силы, штрафы от ФНС
Неверный QR-код у водителя	Задержка на посту ГИБДД, отправка на штрафстоянку (штраф до 250 тыс. руб. для юр.лиц)

Изменится ли учет ГСМ при переходе на ЭПД?

Прямого влияния на учет ГСМ ЭПД не оказывает. Однако косвенно — да. Поскольку путевые листы также переходят в электронный формат (ЭПЛ), данные о пробеге и расходе топлива будут фиксироваться в электронном виде и автоматически подтягиваться в учетную систему 1С. Это повышает точность списания ГСМ и исключает приписки.

Резюме

Переход на ЭПД — это не просто замена бумаги, а комплексная цифровая трансформация логистики. Компании, которые начнут подготовку сегодня, смогут избежать операционных сбоев и получат реальные преимущества: прозрачный учет и ускорение оплат.